Что делать, если гость приезжает поздно

Если вы проводили Впечатления, то наверняка уже сталкивались с общей проблемой всех организаторов — опозданиями. Гости садятся не на те поезда, не могут привыкнуть к местному времени или найти место встречи. Причины могут быть разными, но такое происходит со всеми.

Мы попросили сообщество посоветовать, как вести себя с опоздавшими и остальной группой, которой приходиться их ждать. Ниже вы найдете самые интересные решения.

Опоздавших гостей будет меньше, если вы всегда на связи и заранее предоставите необходимую информацию. Напишите всем гостям как минимум за сутки до Впечатления. Несколько идей для такого сообщения:

• Попросите гостей выйти раньше с учетом пробок, проблем с парковкой и других задержек.
• Посоветуйте пешеходам удобный транспорт, а автомобилистам — лучший маршрут.
• Покажите фото места встречи.
• Расскажите, где лучше припарковаться поблизости и сколько это стоит.
• Объясните, как с вами связаться в день мероприятия.
• Если в маршруте Впечатления есть остановка, расскажите гостям, где это место и когда вы там будете.
• Укажите самое позднее время прибытия (например, за 15 минут до начала).

Ниже организаторы делятся советами и рассказывают, почему важно писать гостям заранее:

«Однажды я попросила гостей выходить на 20 минут раньше и заранее проверять ситуацию на дороге. Результат превзошел все ожидания. Гости постоянно благодарят меня за такую заботу», — Доминик, организатор Впечатления Культура еды и пивной поход в Баррио-Логане, Сан-Диего.

«Я объясняю гостям, где нас искать, если они опоздают, и во сколько мы там будем», — Сара, организатор Впечатления Прогулка по Портленду на электровелосипеде.

«Я заранее обмениваюсь номерами телефонов с участниками. Они могут мне звонить и писать, если потеряются или захотят что-то спросить. Перед выходом я обязательно отправляю всем SMS. В ответном сообщении гости пишут, во сколько будут на месте», — Джон, организатор Впечатления Урок стрельбы из лука для всех, Портленд.

Чтобы подстраховаться на случай опозданий, продумайте первые 15 минут Впечатления. Организаторы рассказали, чем они занимают гостей во время ожидания опоздавших.

«Вначале я подаю напитки. Так проходит примерно 10 минут. За это время я знакомлюсь с участниками, общаюсь и отправляю сообщение опоздавшему гостю, чтобы спросить, получилось ли у него найти дорогу. Заодно предупреждаю, что через 10 минут мы начинаем», — Жюстина, организатор Впечатления Создайте собственный аромат, как настоящий парфюмер, Париж.

«Первые 5 минут я общаюсь с гостями, ожидая опоздавших. А если ждать приходится дольше, то веду группу в интересное место рядом с точкой встречи. Во время мероприятия мы не всегда туда заходим. К нашему возвращению опоздавшие, как правило, уже на месте», — Ионуц, организатор Впечатления Дублин глазами уличного музыканта.

«Если кто-то опаздывает, я напрямую говорю остальным, что происходит. Для начала я представляюсь, а потом мы рассуждаем, что привело моих гостей сюда, почему я люблю стрельбу из лука и прочее. Я обязательно упоминаю, что с удовольствием добавлю время к Впечатлению, если никто не спешит», — Энджи, организатор Впечатления Прогулка по парку и стрельба из лука, Портленд.

Гости делают всё возможное, чтобы не опоздать. Думайте так и сохраняйте позитивный настрой. Организаторы Впечатлений рассказали, как они общаются с опоздавшими:

«Если гости появляются после начала мероприятия, я приветствую их фразой "Спасибо за упорство!"» — Сара, организатор Впечатления Прогулка по Портленду на электровелосипеде.

«Если гости опаздывают и при этом не звонят и не пишут, я звоню сам. И если ответа нет, то спрашиваю в SMS, всё ли в порядке. Если и через 15 минут никто не отвечает, я начинаю экскурсию, но обязательно отправляю сообщение о том, как сожалею, что нам не удалось встретиться», — Ионуц, организатор Впечатления Дублин глазами уличного музыканта.

«Мой фокус в том, чтобы пообщаться с опоздавшим гостем и узнать о нём как можно больше за короткий срок. Эта информация помогает мне установить связь новичка с другими гостями, найти что-то общее между ними. И участник уже не чувствует себя одиночкой», — Джонатан, организатор Впечатления Окунитесь в ночную жизнь Сан-Франциско с местными.

Гибкость вашего расписания зависит только от вас. Многие организаторы идут навстречу гостям, если те опаздывают по серьезной причине.

«Однажды у моих единственных в тот день гостей случилась непредвиденная ситуация: они должны были приехать ко мне прямо из аэропорта, а рейс задержали. Они написали за час до начала Впечатления. Я решил перенести его на пару часов. К сожалению, это не работает, если другая половина дня уже распланирована», — Ионуц, организатор Впечатления Дублин глазами уличного музыканта.